Ühel hetkel hakkab iga kasvav ettevõte oma esialgsest pisikesest kontorist välja kasvama. Lauad on tihedalt koos, koosolekuruum on alati kinni ja uus töötaja peab esimesed nädalad köögis sülearvutiga töötama. Sellises olukorras on esimene mõte tavaliselt selge: on aeg suuremat ruumi otsida.

Miks kontori laiendamine tundub lihtsam kui see tegelikult on

Uue kontori otsimine ja sisustamine on põnev protsess. Saab käia ruume vaatamas, mööblit valimas, kujutleda, kuidas uus ruum välja nägema hakkab. See teeb otsuse langetamise ahvatlevaks, sest tundub, et see lahendab probleemi kohe ja lõplikult.

Aga kontori laiendamine on ka üks suuremaid finantskohustusi, mida kasvav ettevõte võtab. Üür, sisustus, tehnika ja kolimisega seotud kulud kokku moodustavad tihti summa, mis mõjutab rahavooge kuudeks, kui mitte aastateks ette. Kui see otsus tehakse tunde järgi, mitte selge finantspildi põhjal, võib esialgu õigena tundunud samm hiljem osutuda koormaks, mis piirab ettevõtte tegelikku kasvu.

Mida tasub enne selgeks teha

Enne kui hakata ruume vaatama või mööblit valima, tasub vastata mõnele küsimusele, mis panevad paika otsuse tegemiseks vajaliku rahalise aluse. Kui palju maksab laiendamine kokku, arvestades mitte ainult üüri, vaid ka sisustust, tehnikat ja kolimist? Kuidas mõjutab see igakuist rahavoogu järgmise kuue kuni kaheteistkümne kuu jooksul? Ja kas ettevõtte kasv, mis laiendamist õigustab, on stabiilne trend, või hetkeline tõus, mis võib taanduda?

Need küsimused ei ole retoorilised, need vajavad päris numbreid. Siinkohal on paljudel kasvavatel ettevõtetel selgest pildist puudujäägid, sest raamatupidaja annab ülevaate sellest, mis on juba juhtunud, mitte sellest, kuidas suur uus kulu tulevikku mõjutab.

Kuidas kogenud ettevõtted seda otsust teevad

Ettevõtted, kes on läbi teinud mitu kasvufaasi, teevad kontori laiendamise otsuse tavaliselt kahes etapis. Esimeses etapis koostatakse selge finantsprognoos, mis näitab, kuidas laiendamine mõjutab rahavooge erinevate stsenaariumite korral, näiteks kui kasv jätkub praeguses tempos, aeglustub või kiireneb veelgi. Alles teises etapis, kui number on selge ja realistlik, hakatakse tegelema ruumide ja sisustuse valikuga.

See järjekord tundub aeglasem, aga säästab lõpuks aega, sest nii ei tule ette olukorda, kus juba allkirjastatud üürileping ja tellitud mööbel sunnivad ettevõtet leppima rahavooga, mis tegelikult ei sobinud selle plaaniga kokku.

Sisustuse valimine, kui rahaline pool on selge

Kui finantspool on paigas, muutub sisustuse valimine palju lihtsamaks ja meeldivamaks protsessiks. Teadmine, kui suur on tegelik eelarve, aitab vältida kahte suurt viga: liiga vara kokku hoidmist, mis toob kaasa uue ostuvajaduse mõne kuu pärast või liiga suurt esialgset investeeringut, mis oleks võinud sujuvalt jaguneda mitmeks etapiks vastavalt tegelikule kasvule.

Paljud kasvavad ettevõtted valivad seetõttu sisustuse etapiviisiliselt, alustades kõige vajalikumast ja lisades mööblit vastavalt sellele, kuidas meeskond ja ruumivajadus tegelikult kasvab, mitte vastavalt sellele, mis tundub avamispäeval kõige ilusam.

Kontori laiendamine on põnev aeg iga kasvava ettevõtte jaoks, aga see on ka otsus, mis väärib sama palju finantsilist selgust kui iga teine suurem investeering. Ettevõtted, kel puudub sisemine ressurss selle prognoosi tegemiseks, kasutavad tihti välist finantsjuhi tuge, et saada selge pilt enne suurte kulutuste tegemist.

Grow Finance on Eesti raamatupidamis- ja finantsteenuste ettevõte, mis aitab kasvavatel väikese ja keskmise suurusega ettevõtetel korraldada kõike raamatupidamisest ja maksunõustamisest kuni finantsjuhtimiseni. Nende finantsjuhi teenus aitab just sellistel hetkedel, kui suur otsus, nagu kontori laiendamine, vajab selget finantsprognoosi, mitte ainult head tunnet.